Un tabel simplu poate face vizibil cine preia fiecare comandă și ce urmează. Funcționează mai bine când echipa folosește aceleași reguli.
O comandă intră pe site. Clientul cere o altă variantă prin email. Cineva verifică disponibilitatea, iar răspunsul rămâne într-o conversație. La sfârșitul zilei, comanda există în sistem, dar pasul următor nu are un responsabil clar.
Pentru un volum de lucru pe care îl poți verifica manual, un tabel comun este un început util. Modelul de mai jos urmărește acțiunile din jurul comenzii. Îl poți adapta la felul în care lucrează echipa ta.
Ce trebuie să conțină un rând
Folosește un rând pentru fiecare comandă. Dacă o comandă are mai multe produse, păstrează detaliile produselor în evidența lor și identifică aici comanda printr-un cod unic. Altfel, aceeași comandă poate apărea de mai multe ori în totaluri.
| Câmp | Ce treci în el |
|---|---|
| ID comandă | Codul unic pe care îl poți găsi și în sistemul de vânzare |
| Data primirii | Data la care a intrat comanda |
| Canal | Magazin online, telefon, email sau alt canal folosit |
| Referință client | Un cod de client, suficient pentru a găsi contextul |
| Responsabil | Persoana care deține următoarea acțiune |
| Stare | Nouă, În lucru, În așteptare, Finalizată sau Anulată |
| Acțiunea următoare | Un pas concret, de exemplu „Confirmă varianta cu clientul” |
| Termen acțiune | Data la care trebuie făcut sau reverificat pasul |
| Alerte | Câmp calculat în modelul Excel |
| Observații | Context scurt, util pentru persoana care preia comanda |
Nu copia în tabel mai multe informații despre client decât ai nevoie pentru lucru. Un cod care trimite la evidența existentă este adesea suficient. Păstrează accesul la fișier în echipa care gestionează comenzile.
Stabilește ce înseamnă fiecare stare
În acest model, „Nouă” înseamnă că urmărirea nu a început. „În lucru” indică un pas pe care îl poate face echipa. „În așteptare” înseamnă că este nevoie de un răspuns sau de un eveniment extern.
O comandă în așteptare are în continuare un responsabil și o dată de reverificare. Dacă aștepți confirmarea clientului, acțiunea poate fi „Reverifică răspunsul”, cu termenul ales de echipă. Astfel, așteptarea nu scoate comanda din atenție.
Folosește „Finalizată” când toate acțiunile din fluxul pe care îl urmărești sunt încheiate. Dacă fluxul include confirmarea livrării, simpla expediere nu este încă finalizare. „Anulată” închide urmărirea unei comenzi anulate. Aceste două stări opresc alertele de termen și de completare din fișier.
Cum începi cu modelul gratuit
- Descarcă fișierul și deschide fila „Exemplu”. Cele șase comenzi sunt fictive și folosesc data de referință 29.10.2026.
- Lucrează în fila „Comenzi”, care este goală și are 100 de rânduri pregătite. Completează celulele galben pal din coloanele A–H și J. Coloana I conține formule.
- Începe cu comenzile încă active. Verifică fiecare ID înainte să adaugi un rând nou.
- Alege starea din lista disponibilă. Scrie o acțiune suficient de clară încât un coleg să o poată continua.
- Folosește filtrele din antet pentru a vedea comenzile unui responsabil sau comenzile în așteptare.
Fila „Comenzi” compară termenele cu data curentă a aplicației de calcul tabelar, prin formula TODAY din J5. Pentru o verificare la o dată fixă, poți înlocui formula din J5 cu data dorită. Fila „Exemplu” păstrează intenționat data de referință 29.10.2026. Alertele se referă la următoarea acțiune, nu la un termen de livrare promis clientului.
Un ID repetat este semnalat separat. Dacă lipești un bloc de date peste formule sau peste validarea stărilor, poți elimina funcțiile care te ajută să verifici tabelul. Lipește doar în coloanele de intrare. Cele 100 de rânduri, de la 11 la 110, sunt limita pregătită în această versiune. Dacă adaugi altele, extinde intervalele de total, formulele și regulile. Introdu termenele ca date calendaristice, nu ca text; afișarea este zi/lună/an.
Totalul „Comenzi” numără rândurile cu ID. „Active” exclude stările „Finalizată” și „Anulată”. „De urmărit” numără rândurile cu alerte, inclusiv cele completate parțial fără ID. „Întârziate” numără comenzile active, cu ID și termen valid anterior datei de referință.
O verificare zilnică scurtă
Deschide mai întâi rândurile cu alerte. Atribuie un responsabil unde lipsește, clarifică acțiunile și verifică termenele depășite. Când rezolvi o problemă, celelalte alerte ale aceleiași comenzi trebuie să rămână în atenție.
De exemplu, atribuirea unui coleg unei comenzi nu rezolvă automat lipsa termenului. Modelul păstrează ambele informații vizibile. Stabilește în echipă cine face verificarea și unde se anunță o schimbare de responsabil.
Tabelul este potrivit cât timp îl puteți menține actualizat și puteți urmări corect modificările. Când actualizarea lui cere copierea repetată a datelor din produse, clienți și comenzi, ghidul despre trecerea la o platformă te ajută să pregătești un test.
Descarcă și încearcă
Descarcă modelul Excel pentru urmărirea comenzilor. Fișierul include o filă goală pentru lucru și una cu exemple. Descărcarea nu cere cont sau adresă de email.
Dropthework prezintă o platformă pentru produse, comenzi, clienți și sarcini. Poți explora produsul și verifica dacă acoperă fluxul tău de lucru.